Dear Our valued B1 Customers

We also ask you to keep in mind that maintenance for the following SAP Business One releases will expire as follows:

• Mainstream maintenance for SAP Business One 2005 A (incl. SAP Business One 2005 A SP01) will end on July 31, 2009
• Mainstream maintenance for SAP Business One 2004 C ends on December 31, 2008
• Mainstream maintenance for SAP Business One 2005 B ends on December 31, 2009
• All previous SAP Business One versions are already out of maintenance

So, it’s enough time for you for upgrading your B1 version to 2007 A for Indonesia’s customer that mostly use this cluster.

And Also I want to remind you that SAP Business One database was only supported until the end of Microsoft SQL Server 2000 mainstream maintenance (April 8, 2008) as set forth by Microsoft Corporation (see http://support.microsoft.com/lifecycle/?p1=2852). Therefore we recommend upgrading to a newer MS database as soon as possible.

Kalau dulu untuk user yang melakukan Goods Receipt PO atau bikin Invoice harus pake professional license kini tidak lagi dengan adanya Limited Logistic dengan harga yang jauh lebih murah dari pada Professional. Gimana ? Tertarik ???

Ya, sejak 1 mei 2008 SAP memperkenalkan new price list sekaligus memperkenalkan tipe license baru yakni Limited CRM, Limited Financial, Limited Logistic. Untuk cakupan setiap license baru tersebut bisa dilihat di gambar dibawah ini.

Diharapkan dengan adanya strategi license baru ini SAP Business One semakin laris bak kacang goreng dipasaran ^_^ serta semakin kompetitif dengan biaya license yg lebih murah dengan fungsi yg efektif dan tidak mubazir seperti yg lama yang sangat terbatas pilihannya. Pada akhirnya biaya maintenance yg akan di bayar ke SAP akan lebih murah.

Namun sebelum saya jelaskan kenapa kita (harus) bayar, saya jelaskan definisi maintenance dulu, karena banyak yang salah kaprah soal definisi maintenance. Maintenance yg kita bayarkan ke SAP adalah maintenance terhadap Produk SAP Business One as it is. Jadi bukan maintenance terhadap konfigurasi atau misalkan CR ( Change request) terhadap suatu function atau bikin report baru, bukan semacam itu. Maintenance yang dimaksud jika ada apa terhadap program SAP atau database kita akan dapet support dari SAP world wide.

Kenapa kita harus bayar ? well, business harus berjalan, begitu juga SAP yang harus menggaji tim support dan developer yang senantiasa melakukan Research & Development (R&D) terhadap produk SAP berjalan serta pengembengan ke depan. Nah uang yg kita bayarkan itu ditujukan untuk dapurnya R&D-nya SAP. So, makanya kenapa jika kita ikut program maintenance maka kita FREE dapet update patches hingga upgrade version.

Bagaimana jika kita tidak bayar ? Semua customer SAP B1 diwajibkan bayar maintenance tahun pertama. Namun tidak menutup kemungkinan mereka tidak membayar di tahun kedua dan selanjutnya. Well, soal join atau tidak itu adalah hak asasi manusia (halahh) setiap customer. Namun jika terjadi sesuatu, misalkan database corrupt dan lain2 yg terkait SAP Produk maka tidak akan disupport selain itu customer diwajibkan membayar denda + membayar maintenance tahunan yg belum sempat dibayar. Ribet kan malah lebih mahal ujung-ujungnnya. Nah loh terus gimana donk ???. Intinya sih tentukan strategi software & maintenance software dengan bijak ^_^.

*harga ini hanya contoh ilustrasi dan tidak menunjukkan price list professional license resmi dari SAP Indonesia

Mohon maaf bagi pemerhati atau peminat atau praktisi aplikasi SAP Business One yang sudah aktif dan membaca blog ini, jika hampir setahun ini jarang saya update kontennya.

Karena dengan berbagai alasan saya & rekan2 konsultan SAP Business One sedang sibuk dengan aktifitas kerjaan kantoran masing ^_^. Tolong di maafkan. Saya janji mulai akhir tahun ini dan tahun 2009 akan menjadi tahun yang lebih baik bagi blog ini didalam penyajiannya.

Salam.

Moderator

1. Buat Screen / Form baru dengan sebuah Grid bukan Matrix loh … kurang lebih seperti ini

2. Buat sebuah Collection Data Tables mis. bernama DT_0 yang berisi sebuah query ‘SELECT T0.[CardCode],T0.[CardName],T0.[Balance] FROM OCRD T0‘ atau terserah asal querynya valid saja.

3. Terus jangan lupa kita assgined si Data Tables DT_0 itu ke Properties-nya si Grid tadi …

4. Kita preview deh. Selesai dah …

Gimana gampang kan ? Okeh Sop … kita lanjutkan lain kali. (b14dm1n)

Cara penggunaanya juga sangat mudah cukup klik salah satu icon di toolbar tinggal pilih objek-objek seperti static text (label), edit box (text box), extended edit box (text box), check box, option button, combo box, pane combo box, folder (tab), matrix (grid), grid (>=2005 edition), picture box, button link , rectangle (frame).

Tinggal taruh di Form kosong … jadi deh. Bisa di preview pula (hanya untuk versi B1 2005,2007 saja).

Tinggal giliran para SDK-ers untuk melakukan manipulasi Form berserta objek-objeknya dengan menggunakan User Interface API Programming dengan menggunakan objek SAPboUICOM. (b1admin)

Master data di SAP B1 di bagi kedalam dua bagian :

• Business Partner
• Items and Warehouses

_BUSINESS_PARTNER_

Gambar dibawah ini sepertinya sudah cukup untuk menjelaskan perbedaan ketiganya. Intinya Vendors (suppliers) adalah suatu entitas yang kita catat di sistem karena entitas itu terlibat dalam segala jenis transaksi pembelian. Customers adalah suatu entitas yang kita catat di sistem karena entitas itu terlibat dalam segala jenis transaksi penjualan.

Sedangkan Leads bisa diartikan prospek, artinya suatu entitas yang ‘akan’ kita jadikan customer dan sengaja kita maintain untuk urusan CRM Sales progress. Lihat CRM-Sales Cycle Management.

Screen untuk ketiga Business Partner (BP) diatas kurang lebih satu screen yang sama cuma hanya berbeda BP Type dan field-field tertentu tentunya serta logicnya.

_ITEM_MASTER_

Item Master di B1 bisa didefinisikan sebagai daftar semua produk baik secara fisik (spare part, barang jadi, barang setengah jadi, bahan baku, dll) terlihat maupun tidak terlihat (jasa, maintenance ) yang akan kita jual atau beli beserta properties-nya (UOM, Item Group, dll)

Di item master ini juga kita bisa melihat kondisi actual (saat form dibuka) posisi semua stok disemua gudang baik yang secara fisik ada (in stock) atau sedang dipesan ke Vendors atau dibuat (ordered) atau sudah dibooking customer (committed)

_WAREHOUSE_MASTER

Warehouse master berisi informasi semua gudang yang kita punyai secara fisik atau tidak (konsinyasi,drop ship, dummy). Informasi terbagi informasi umum (alamat,tipe,dll) serta informasi akunting (semua mutasi stok fisik di gudang ini akan di booking kemana secara akunting).

FAQ.

Q. Kok master harga bin price list tidak ada dibahasan master data ?

A. Saya menulis ini berdasarkan kurikulum (ciee gaya euy_) dari TB1000 SAP Business One – Implementation Training. Tapi tenang saja master price list akan muncul di bagian Cross-Functionalities lihat SAP Business One Overview Diagram

Form, adalah sebuah dokumen bisnis yang digunakan sebagai tanda bukti diakuinya sebuah transaksi yang valid secara internal perusahaan (misal, Sales Order, Internal Requisition, Purchase Requisition,Payment Voucher dll) hingga external perusahaan (Invoice,Faktur Pajak, dll)

Report, adalah sebuah laporan yang merupakan kesimpulan terhadap sebuah objek analisis berdasarkan parameter-parameter tertentu. Misalkan Sales Report,dll.

SAP Business One menyediakan beberapa tools untuk user didalam mengembangkan report-report tambahan atau user defined report (UDR). (Terkadang) setelah consultant pergi alias tidak di Site Customer lagi atau karena jatah report dari consultant yang terbatas, mau tidak mau user harus ‘bersemangat’ untuk mendevelop report baru sendiri. B1 menyediakan beberapa tools untuk membuat report dengan tools standard B1

• Query Report (QR), inilah cara membuat report paling instan di B1, cukup menuliskan syntax SQL (B1 Query hampir support semua syntax T-SQL di SQL Server) yang bisa ditambahkan parameter [%0] … [%20] di Query generator atau menggunakan Query Wizard. Output QR adalah Tabular Report (alias berisi laporan yang hanya berisi kolom-kolom saja tanpa header). Namanya juga instan Reporting sifatnya masih mentah jadi biasanya di Export ke Excel terlebih dahulu kemudian di modifikasi sedemikian rupa sebelum disajikan ke manajemen. Bagi saya pribadi (IMHO) ,QR ini adalah B1 Reporting Tools yang paling powerfull dan flexibel dari segi data. Selama sebuah data di Input ke B1 kita bisa menjangkau data itu sebab kita seakan-akan langsung masuk ke B1 Company Database tanpa perlu melalui objek-objek reporting (yang cenderung terbatas) seperti XL Reporter he he he (nanti saya di Demo para XL Reporter Mania seperti Pak Dody ^_*)

• XL Reporter (XLR), sembari nunggu pak Dody merampungkan Post khusus XL reporter (iya kan Pak Dody? ), saya ingin menjelaskan secara general mengenai sebuah Addon yang awalnya dibuat iLytix sebuah partner asal amrik (benarkah ??? T_T) yang diberi judul XL Reporter (XLR) yang diakuisisi oleh SAP menjadi paket addon B1 atas nama SAP. Sesuai namanya, output XLR adalah Formatted Microsoft Excel. Maksudnya Macro Excel File yang berisi data namun sudah di beri sentuhan aksesories dan keindahan misalkan parameter-parameter report header,logo, tambahan formula khusus, dll. Walau pada bagian QR , XLR sedikit saya cela (hi hi hi), tapi setelah saya amatin lama kelamaan XLR sudah semakin edun aja. Sudah support User Defined Fields dan penambahan beberapa Meta Data Object telah membuat semakin menakjubkan. XLR di B1 akan membuat semacam Meta Data Database (yang berisi mappping field B1 dan XLR punya logic), kemudian hasil mapping meta data tadi yang saya sebut Report Object itu akan ditampil kan di Report Composer tinggal drag-drag report objectnya saja atau langsung pointing di Report Designer dengan ixGet(“???”) => apaan sih ini hi hi hi. Setelah selesai kita bisa tambahkan parameter terus execute deh … (lihat gambar Book6 contoh output)

Hayooo mau pilih mana Query Report QR/ Query Print Layout QPL atau XL Rpeorter XLR ? Soal ini tergantung selera masing-masing saya tidak berhak menjerumuskan rekan-rekan soal milih hal ini sama seperti pilih SAP atau Oracle hi hi hi. Detail Work Step untuk masing-masing Reporting Tools nanti akan kita bahas di lain Posts .

• Apa-apa saja tahap-tahap sales kita mulai dari awal hingga deal

Misalkan PT XYZ, sebuah perusahaan penjual produk ABC mempunyai Sales Stages sbb:

1. Lead. Perkenalan dari Marketing Team kepada Lead Business Partner (BP) kita
2. 1st Meeting. Introduction mengenai PT XYZ dan produk ABC yang akan ditawarkan
3. 2nd Meeting, misalkan melakukan demo produk kepada User secara lebih teknis
4. Quotation, PT XYZ mengirimkan Quotation/Penawaran produk ABC ke Business Partner kita

• Sudah sejauh mana progress Tim Sales kita dan berapa peluang kita melakukan close deal alias Won serta dokuemntasi progress dari setiap fase.

Misalkan berdasarkan judgment, PT XYZ biasanya jika sudah mencapai Quotation probabilitas BP akan membeli produk ABC adalah sebesar 60% dan sampai dengan saat ini Sales PT ABC sudah mengirimkan quotation ke BP {quotation terlampir di Sales Opportunity} jadi diestimasikan PT ABC sudah mencapai 60% kemungkinan Won.

• Memantau perkembangan semua lead untuk setiap fase sehingga bisa di ambil action untuk improvement. Misalkan jika Lost, kita bisa mereview Sales Opportunity kita kenapa kita kalah, apakah harga kita kemahalan ataukah pesaing kita yang kebih canggih.

Berikut demo Sales Force Automation Movie

Movie Above is under Courtesy Of Dody Purwanto

• Business Partner = sering disingkat BP, sebuah istilah di SAP untuk menyebut Customer, Vendor atau Lead tergantung konteks, jika penjualan BP berarti Customer
• Drag & Relate = Fitur Instant reporting dengan hanya men-Drag satu field tertentu dan me-Relate field tersebut ke target objek. Misalkan dengan men-Drag field Business Partner Code ke Objek Sales Order otomatis akan keluar report untuk Semua Sales Order berdasarkan BP Code tadi
• User Defined Table (UDT) = table tambahan diluar table Standard SAP B1 yang kita buat untuk membantu kita didalam customizations yang bisa kita link dengan UDF. Output UDT ini akan berprefix @ misalkan @XYZ_MACHINE
• User Defined Field (UDF) = Field tambahan yang kita buat sendiri pada table standard B1 atau User Defined Table (UDT). Output field ini akan berprefix U_ misalkan U_size.
• User Defined Object (UDO) = sebuah Objek Master Data / Document yang kita link ke UDT yang bisa dipergunakan untuk membuat sebuah objek baru yang tidak ada di SAP Business One, misalkan Objek Purchase Requisition. UDO ini akan mempermudah development addon sebab kita sudah otomatis sudah bisa melakukan Data Manipulation {Add,Update,Delete hingga Find} pada UDT secara otomatis tanpa coding tambahan dari Screen Buatan kita jika sudah relasikan Screen tersebut ke UDO Object.
• Formatted Search (FS) = Suatu Search Function untuk mempermudah customization sesuai keinginan user dengan menggunakan kombinasi Query dan Parameter yang akan kita assign ke field tertentu. Sehingga field tersebut otomatis akan berisi data tertentu jika di trigger oleh suatu field lain atau keyboard action dari User
• Document Editing =  nama lain dari Print Layout Designer, yakni untuk melakukan manipulasi dan editing terhadap Busines Form, misalkan Form Purchase Order, dll
• Software Development Kits (SDK) = suatu tools yang terdiri dari dari User Interface & Data Interface API untuk melakukan tambahan interrupt, validasi terhadap logic B1 atau tambahan fungsi serta tambahan screen atau objek di user interface B1
• Data Interface (DI) API = Suatu Objek API SDK yang berkaitan dengan Interface data dari Suatu program Add-ons melalui data & logic layer dari SAP Business One tanpa perlu berinteraksi langsung dengan Table B1. Misalkan ada 3rd party application semacam POS (Point Of Sales) yang di interface ke SAP B1 menjadi A/R Invoice secara otomatis tanpa perlu input ulang.
• User Interface (UI) API = Suatu objek API SDK untuk membuat dan manipulasi objek-objek secara tampilan(tombol,form,combo box,dll) yang SAP B1 alike … alias mirip sama sekali. Misalkan nambah tombol baru di Purchase Order Screen

hsy.2007.last update.0610.07